Digitale und Physische Verkaufsdaten importieren


Leider gibt es für Vertriebe keine Standards, wie Verkaufsdaten übermittelt werden - im Gegensatz zum Verlagsbereich und den durch die GEMA festgelegten Datenformaten. ALV bietet Ihnen zwei Wege, um Ihre Verkaufsdaten zu importieren. Entweder durch einen Direktimport für bestimmte physische und digitale Vertriebe oder über eine Excel-Vorlage.


Direktimport von Verkaufsdaten

Am komfortabelsten funktioniert der Datenimport bei Vertrieben, deren Erlösrechnungen in ihrem Ursprungsformat und ohne weitere Bearbeitung importiert werden können. Hierzu gehören derzeit:


Excel-Import von Verkaufsdaten

Für alle anderen Verkaufsdaten stellt ALV eine Excel-Vorlage bereit, mit der diese schnell und unproblematisch importiert werden können. In aller Regel sind dazu nur Änderungen an den Überschriften und der Reihenfolge der Spalten notwendig. Die Verkaufsdaten werden anschließend über die entsprechenden Identifikationsmarker wie ISRC Code auf Track-Ebene bzw. EAN/UPC oder Katalognummer auf VÖ-Ebene mit Tracks und VÖs/Alben verknüpft. 


Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Damit Sie hinterher keine bösen Überraschungen erleben, überprüft ALV noch während der Dateneingabe die Verkaufsdaten auf Probleme. Nur wenn auch entsprechend verknüpfbare Alben bzw. Tracks und Verträge vorhanden sind, gibt ALV sein Ok zur Weiterverrechnung. So können Sie Ihre Stammdaten korrigieren bzw. fehlerhafte Vertriebsdaten identifizieren. Für jede Verkaufsdatendatei können Sie eine Fehlerliste aufrufen, die Ihnen exakt benennt, woran es noch hapert. ALV archiviert darüber hinaus jede Originaldatei, damit Sie auch immer die ursprünglichen Daten überprüfen können.


Wie werden meine Verkaufsdaten verwaltet?

Jede hochgeladene Erlösdatei wird zunächst als "offene Forderung" mit Zeitraum:offen geführt, d.h. ALV muss noch mitgeteilt werden, um welchen Abrechnungszeitraum es sich jeweils handelt. Durch die Zuordnung eines konkreten Zeitraums (Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr) machen Sie die Daten abrechenbar. Außerdem teilen Sie ALV auf diese Weise mit, dass Sie die Gelder bereits erhalten haben. Das hilft Ihnen nur Erlöse abzurechnen und zu verteilen, die Sie tatsächlich eingenommen haben.